O fakturaci
Faktury zasíláme elektronicky
Faktury-daňové doklady vystavujeme a zasíláme standardně bezplatně v elektronické podobě ve formě PDF souboru připojeného k elektronicky podepsané e-mailové zprávě (v souladu se Zák. o elektronickém podpisu 227/2000 Sb. v platném znění, novelizovaný Zák. 440/2004 Sb.).
Z jaké e-mailové adresy faktury zasíláme?
Všechny naše automaticky vystavené faktury odesíláme z adresy fakturace@ipex.cz. Přestože se to většinou nestává, může se stát, že váš poštovní server nebo antispam tuto naši zprávu nesprávně označí jako spam a vy ji přehlédnete. Většina poštovních klientů (jako MS Outlook apod.) však umožňuje určit adresy odesílatelů, jejichž pošta není považována za spam.
Komu fakturu zasíláme a jak změnit doručovací adresu?
Tyto e-maily jsou odesílány automaticky na e-mailovou adresu kontaktu pro fakturaci uvedeného ve smlouvě. Chcete-li tento kontakt změnit, kontaktujte nás.
Jak nadále dostávat papírové faktury?
Za příplatek lze sjednat službu zasílání faktur-daňových dokladů v listinné podobě (za cenu 50 Kč bez DPH za každou 1 zaslanou fakturu). Chcete-li sjednat tuto službu, kontaktujte nás.
Mohu vám důvěřovat?
Námi odeslané e-maily obsahující fakturu-daňový doklad budou v nejbližší době (předpokládáme od června 2010) opatřeny elektronickým podpisem založeným na kvalifikovaném systémovém certifikátu od certifikační autority České pošty s.p. – PostSignum QCA (dále jen PostSignum QCA).
Co je to elektronický podpis
Elektronický podpis jednoznačně potvrzuje informaci o odesílateli, tedy naší společnosti IPEX a.s., a znemožňuje jakoukoli neautorizovanou úpravu e-mailové zprávy včetně jejích příloh provedenou po jejím odeslání z naší společnosti.
Jak mohu otevřít a vytisknout fakturu (PDF soubor)
PDF dokument s fakturou lze zobrazit v prohlížeči Acrobat Reader verze 8 a vyšší, který lze bezplatně stáhnout přímo ze stránek jeho výrobce (klepnutím na následující tlačítko).
Je to legální?
Tento způsob vystavování a zasílání faktur, jakož i jejich zpracování v účetní evidenci je v souladu nejen s našimi všeobecnými obchodními podmínkami, ale splňuje také veškeré právní náležitosti ČR a směrnice EU, především požadavky Zák. č. 235/2004 Sb. o dani z přidané hodnoty na vystavování daňových dokladů v elektronické podobě (§ 26, odst. 4) a jejich archivaci v elektronické podobě (§ 27, odst. 2).
Položky faktury
Význam jednotlivých položek na našich fakturách
1.) Číslo faktury: jedinečné číslo naší faktury. Toto číslo je obvykle, ale ne nutně vždy, shodné s variabilním symbolem. Pokud budete chtít vystavit opis faktury nebo reklamovat údaje na faktuře, sdělte nám, prosíme, právě číslo faktury.
2.) Variabilní symbol a Datum splatnosti: variabilní symbol je jedinečné číslo sloužící k identifikaci vaší platby za tuto fakturu mezi všemi platbami přijatými na náš bankovní účet. Věnujte, prosíme, správnému uvedení variabilního symbolu pro všechny své platby na náš účet, náležitou pozornost. Chybný nebo žádný neuvedený variabilní symbol může vést k nerozpoznání vaší platby a v krajním případě až k přerušení poskytování našich služeb.
Datum splatnosti: poslední den, v němž je nutné uhradit fakturovanou částku (viz bod 6) na náš bankovní účet (viz bod 3). V případě vašeho prodlení s úhradou vám bude naúčtováno penále ve výši uvedené na vystavené faktuře. V krajním případě může dojít k pozastavení námi poskytovaných služeb až do úplného vyrovnání vašich závazků.
3.) Číslo našeho bankovního účtu: číslo našeho bankovního účtu nebo účtů pro vaši platbu. Pokud je uvedeno více bankovních účtů, můžete svoji platbu poukázat na kterýkoliv z uvedených účtů. To pro vás může být v některých případech výhodné.
4.) Vaše sídlo neboli fakturační adresa: adresa sídla právnické osoby či podnikatele nebo adresa trvalého pobytu fyzické osoby. Pokud chcete změnit tuto adresu, kontaktujte nás.
5.) Adresa pro zasílání neboli zasílací adresa: obvykle shodná s adresou sídla nebo trvalého bydliště. Přesto si u nás můžete zvolit jinou zasílací adresu a my vám budeme faktury zasílat i jinam, než na adresu sídla, pokud si ovšem službu zasílání faktur v listinné podobě sjednali (standardně totiž faktury zasíláme pouze elektronicky e-mailem). Pokud chcete změnit tuto adresu, kontaktujte nás.
6.) Částka k úhradě: celková částka k úhradě za všechny položky faktury a včetně daně z přidané hodnoty. Tuto částku přesně v této výši uhraďte na náš bankovní účet (viz bod 3).
Problémy
Nejde otevřít PDF
1.) zkontrolujte, zda máte ve svém počítači nainstalovaný prohlížeč PDF souborů, jako například Adobe Acrobat Reader, Foxit PDF Reader anebo podobný. Pokud ne, stáhněte si jej a nainstalujte klepnutím na následující tlačítko.
2.) pokud se snažíte otevřít PDF soubor z programu Mozilla Thunderbird (poštovní klient podobný programu MS Outlook), mohla by vám pomoci následující informace.
Thunderbird v kombinaci s poštovním serverem MS Exchange Server a využitím protokolu IMAP pro stahování pošty mívá problém se správným stažením PDF přílohy. Tuto známou chybu lze vyřešit následujícím postupem (viz obrázek níže):
- spusťte program Mozilla Thunderbird,
- v hlavním menu zvolte Nástroje → Nastavení → Rozšířené → Obecné → Editor předvoleb,
- vyhledejte předvolbu „mail.server.default.fetch_by_chunks“ a změňte její hodnotu na „false“,
- ukončete aplikaci Mozilla Thunderbird.
Po opětovném spuštění programu Mozilla Thunderbird by již měl být tento problém odstraněn.